Digitalisering & Teknik

Gunnar – administrativa AI-assistenten på bemanning och rekrytering

Testas som pilot

Gunnar – administrativa AI-assistenten på bemanning och rekrytering

Vad?

Bemanning och rekrytering på vård- och omsorgsförvaltningen kombinerar dagligen flera olika system för att bemanna Helsingborg inom vård och omsorg. Genom att använda Gunnar sparar vi resurser i form av tid och pengar. Gunnar är en smart AI-driven assistent som kommunicerar och hämtar information från flera av stadens system, även utanför kontorstid.

Under en innovationssprint presenterade ett team från avdelningen bemanning och rekrytering ett förslag på Gunnar, AI-assistenten som skulle kunna avlasta personalen och öka servicegraden.

Gunnar är ett initiativ där vi tillsammans med företag och akademi utvecklar nya och värdefulla tjänster med hjälp av AI.

Vi ser att behovet är stort inte bara i staden utan även nationellt.

Varför?

Vi anställer tusentals medarbetare varje år och har hundratals vikarier att hålla reda på. Behovet av snabba och smarta arbetssätt är stort. Våra verksamhetssystem har alla sina fördelar men det är inte alltid de pratar med varandra.

Vård- och omsorgsförvaltningens verksamhet är igång 24 timmar om dygnet, sju dagar i veckan och 365 dagar om året. Ibland behöver vi en vikarie utanför kontorstid. Gunnar tar hand om bemanningen av tillgängliga arbetspass och ser vilka vikarier som är tillgängliga.

Stora datamängder från olika system i gemensamma Excel-blad är vare sig säkert eller effektivt att hantera. Resurser som går till manuell hantering och uppdateringar kan användas smartare med hjälp av Gunnar.

Hur?

Gunnar består av en databas där data från olika verksamhetssystem samlas på ett säkert vis och kan behandlas effektivt. Här sparar vi tid och personalresurser.

Utvecklingsmöjligheterna vi ser är att koppla på en chat-bot som kan svara på vikariernas vanligaste frågor.

En första fungerade prototyp var klar under 2022. Gunnar består av en databas där data från VISMA Medvind samlas på ett säkert vis och kan behandlas effektivt. Projektet har bromsats upp på grund av att riktig data från VISMA Medvind inte har kunnat levereras till CGI förrän nu. Ett datasystem har tagits fram av CGI och den är testad på testdata.

I december 2022 fick initiativet ytterligare medel för att utföra en testpilot under 6 månader för att därefter kunna sätta programmet i fullt bruk. Piloten är tänkt att utföras på riktig data. Här sparar vi tid och personalresurser och undviker att göra administrativa misstag i hanteringen av data.

Publicerad: 16 september, 2021
Senast uppdaterad: 24 maj, 2024

Effektmål

Bättre service för våra verksamheter som behöver vikarier utanför kontorstid

Effektmål

Bättre och snabbare service för vikarier, nyanställda och de som söker arbete hos oss

Effektmål

Effektivare och säkrare hantering av vikariepoolen

Effektmål

Besparingar av medel

Effektmål

Kvalitetssäkrade processer

Kontakt

Namn: Marion Vetterlöv
E-post: marion.vetterlov@helsingborg.se

Namn: Martina Elofsson
E-post: martina.elofsson@helsingborg.se