Multiknappen ger information i olika format
Vad?
Multiknappen ersätter den så kallade ”lappen i väskan”. Vi har aldrig tidigare frågat våra kunder eller deras anhöriga hur de vill ha information utskickat. De kanske inte vill ha det i form av en lapp utan snarare på sms eller mail, eller kanske till och med på ett annat språk. Dessutom har det tagit mycket tid att i de befintliga systemen leta upp kontaktinformation till kunderna eller deras anhöriga. Som kontaktpersoner har man kanske haft flera stycken men man vet inte vilken av dem som vill ha utskickad information i första hand. Då får man även kolla på kontakthistorik osv, vilket tagit lång tid.
Med en knapptryckning skapas och skickas nu istället e-postmeddelanden eller sms till mottagarna med informationen på det sätt som mottagaren vill ha och förstår. Någon får ett sms med text översatt till arabiska, en annan person får ett e-postmeddelande med en video där informationen presenteras.
Idén togs fram av medarbetare inom LSS-verksamheten och anhörigstöd under en av våra innovationssprintar. Arbetsterapeut Åsa Westesson och stödpedagog Katja Ljunggren ville förändra sättet att sprida information till kunder och anhöriga, dels för att inte kommunicera över huvudet på personer med olika behov och dels för att underlätta arbetet för personalen.
Varför?
Det finns en inkluderande- och säkerhetsaspekt bakom idén som handlar om att göra deltagare inom LSS-verksamheten mer involverade i information som berör deras vardag. Med Multiknappen kan stora mängder av information nå ut snabbt och alla får informationen, eftersom de varit med och bestämt på vilket sätt de ska motta den.
Det tog tidigare även mycket tid att ringa till vissa och då visste man inte om de kommer att komma ihåg informationen. Många äldre hanterar telefoner och kan läsa sms. Då kan man även gå tillbaka till sms:et och se vad och när något skulle utspela sig. Anhöriga som får mail kan sortera och lägga påminnelser. När verksamheterna har stängt av olika anledningar behöver de få ut info om det med kort framhållning, eftersom det inte sällan är så att folk t.ex. glömmer bort vilka tider de håller stängt (om de t.ex. får ett infoblad om det någon gång om året) och dyker upp på plats ändå.
De flesta som tillfrågats har valt att få informationen digitalt. Ofta är det rätt många som ska ha det, ibland upp till 300 personer. Speciellt under pandemin hade multiknappen stor effekt då man behövde skicka ut info ofta och snabbt. Tjänsten har sparat in mycket tid för att man slipper leta upp vem som ska få det. Dessutom har man sparat in på kostnader för frimärken och kuvert. Man får ut informationen snabbt, med tanke på att postgång är som den är och ibland kan ta flera dagar att nå ut. Lappar som skickas med i väskor och information som skickas långt i förväg har en tendens att glömmas bort.
Ett återkommande problem har inom vård och omsorg varit just tiden som går för att skapa och sprida information, inte minst för våra dagliga verksamheter där informationen behöver anpassas i olika format och kanaler. Kunden behöver veta att en daglig verksamhet exempelvis stänger tidigare på fredag, men informationen behöver också nå anhöriga, personliga assistenter och gode män.
Hur?
Tjänsten/programmet som finns idag är en androidbaserad version på en surfplatta. Varje enhet kan lägga in kontaktinformation om sina kunder och information om hur de vill ha sin info utskickat samt på vilket språk. Man behöver inte tänka på vem som vill ha det på vilket sätt utan man matar bara in den info som ska ut och sedan skickar det. Programmet vet vilka som ska få det på vilket sätt och skickar det på så sätt.
Medarbetarna spelar in sig själva på video. Multiknappen översätter tal till text på svenska som man sedan behöver kontrollera efter stavningsfel och korrigera. Man kan även bara skicka ett foto på en text, då får alla ett foto på ett redan redigerat material i form av en bild.
Initiativet har skalats upp och idag kör de med multiknappen på alla dagliga verksamheter i staden. Dagverksamheten har provat men ej rullat ut helt ännu på grund av tidsbrist. Tjänsten har växt hos deltagarna som inte missar information och har högre närvaro.
Tjänsten är enkel men tydlig och man sparar väldigt mycket i tid i form av arbetstid som personalen la på att skicka ut informationen manuellt.
Under 2023 ska uppskalning ske i form av utrullning i dagverksamheterna. Dessutom behöver vi reda ut vem som ska äga och förvalta tjänsten samt hur vi ska sprida det till andra förvaltningar och/eller kommuner.