Fakturamaskin

Vad?

På stadsbyggnadsförvaltningen har vi överblick över bränsleåtgången till alla stadens fordon. Tidigare har det inneburit en genomgång av drivmedelsfakturor i form av underlag i Excelfil som tjänstepersoner manuellt ska gå igenom. Genomgången innebar en kontroll på att vi tankar tjänstefordon med rätt drivmedel och hitta avvikelser. Det har varit både tidsödande och svårt att genomföra på ett kvalitetssäkert sätt.

Varför?

Tidigare skulle en medarbetare manuellt gå igenom cirka 1600 rader vilket gjordes genom stickkontroller. Det var som att varje månad leta efter en nål i en höstack. 

Automatiseringen av drivmedelsfakturor innebär att tjänstepersonen får ett mycket mindre underlag som enbart består av avvikelserna. Avvikelserna vi får idag visar dels om fel drivmedel blivit tankat samt om man tankat mer än vad drivmedelstanken rymmer.

Hur?

Genom att automatisera processen blir den mer kvalitetssäkrad samtidigt som det frigör tid till annat till exempel analys av data. Analysen blir ett underlag för framtida utveckling och beslut. Win-win!