Vad?
Vi vill testa en inspelnings- transkriberings- och sammanfattningstjänst på möten inom Helsingborgs stad. Tjänsten ska gå att använda på olika sätt, t.ex. som diktafon, ladda upp filer, videomöten. Det behöver vara en säker webbtjänst som går att använda via mobil, dator etc.
Hur?
Genom att använda en säker transkriberings och sammanfattningstjänst på interna möte, arbetsmöte och workshops tror vi att vi kan effektivisera vår verksamhet samt få ett bättre informationsflöde.
De första som ska testa denna tjänst är avdelningen för innovation och transformation samt en enhet inom HR.
Varför?
Behoven vi försöker möta är:
Tidsbesparing: Genom att sammanfatta möten kan vi snabbt få en överblick av de viktigaste punkterna utan att behöva lyssna på hela inspelningen eller läsa igenom alla anteckningar.
Effektiv informationsspridning och inkludering: En bra sammanfattning gör det lättare för dem som inte kunde delta i mötet att snabbt förstå vad som diskuterades och vilka beslut som togs. fda
Dokumentation och spårbarhet: Transkribering av möten ger en exakt skriftlig redogörelse av vad som sades. Detta kan vara viktigt för att hålla koll på överenskommelser, följa upp åtgärder och undvika missförstånd.
Tillgänglighet: För dem som har hörselnedsättning eller som föredrar text över ljud, kan transkriptioner göra mötesinnehåll mer tillgängligt.
Analys och insikter: Med transkriberade texter kan vi enkelt använda analysverktyg för att identifiera återkommande teman, nyckelord och andra mönster.
Konsistens och kvalitet: Sammanfattningar hjälper till att säkerställa att alla parter har samma uppfattning om vad som beslutades och diskuterades, vilket minskar risken för missförstånd.
Lärande och kunskapshantering: Genom att ha transkriptioner och sammanfattningar kan vi lättare återanvända kunskap från tidigare möten och överföra lärdomar till framtida projekt. (framtida effekt)
Effektmål
- Upplevt 30% ökad dokumentationseffektivitet
- 20% upplevd bättre spridning av mötesanteckningar
Utmaningar
- Hur kan vi blir bättre på att attrahera, behålla och utveckla kompetens?
Drivs av
- Kommunstyrelsen / Arbetsgivarenheten / Innovationsstöd