Vad?
I HR:s färdplan för 2027 finns bland annat fokusområdet Hållbarhet som handlar om
hur HR kan bidra till att skapa hållbara chefer med en hållbar arbetsvardag. I det ingår
att fokusera mer på bland annat medarbetar- och chefsupplevelser, digitala tjänster
och hur HR-system upplevs och används av chefer.
En sammanhängande digital vardag benämns ofta för en Digital Experience Platform
(DXP) vilket innebär en uppsättning av funktioner för att samla och synkronisera
användarens digitala upplevelse, vy och behov. Det berör bland annat delar som
webbpublicering, innehållshantering, användarhantering, analys och personifiering
för att ge en enhetlig och värdefull digital upplevelse.
Chefens vardag är systemtung och ofta har systemen olika logik och gränssnitt. HR
bidrar till den vardagen genom att de olika processerna har olika system. Det finns en
önskan att öka känslan av systemsammanhang och automatisering. Att HR-systemen
ska vara mer anpassade efter chefens behov och logik. Nyttja tekniken på ett smart
sätt. Bidra till bilden av Helsingborg som en attraktiv arbetsgivare och förflyttning
inom den teknologiska transformationen.
Detta initiativ är avgränsat till att enbart fokusera på HR-system. Det innebär att
andra system, exempelvis ekonomisystem, inte omfattas.
Medel har beviljats från Innovationsfonden för att genomföra en fördjupad
behovsanalys för att på ett djupare plan förstå våra olika målgruppers behov och
utreda de tekniska förutsättningarna i systemlandskapet.
Hur?
Aktiviteter som behöver genomföras för att uppnå målen:
Genomföra och sammanställa målgruppsanalys
- För att etablera fördjupade insikter kring våra olika målgrupper och
användares behov.
- Planera och genomföra utskick av enkät, intervjuer och workshop.
Kartlägga tekniska, juridiska och organisatoriska förutsättningar
- Analys av hur en plattform kan integreras med nuvarande systemstöd inom
HR-området.
- Hur kan/bör vi optimera systemlandskapet för att skapa ännu effektivare,
kvalitetssäkrade, tvärfunktionella processer?
- Hur bör systemlandskapet se ut för att skapa sömlöshet, översikt och
effektivitet?
- Krävs det nya tekniska lösningar eller förändringar i nuvarande IT-stöd?
- Kan vi använda AI agenter och hur ska dessa samspela med övriga AI agenter
i vårt systemlandskap?
- Utreda säkerhet och dataskydd. Hur säkerställer vi att plattformen uppfyller
GDPR och andra lagkrav?
Identifiera och jämföra leverantörer på marknaden.
- Analys av vilka lösningar som finns och hur de matchar Helsingborgs behov.
Uppföljningsmöte Innovationsfonden
- Efter sommaren genomföra ett uppföljningsmöte med Innovationsfonden.
Sammanställ resultat och skriv beslutsunderlag
- Beslutsunderlaget ligger sedan till grund för eventuellt vidare arbete.
Varför?
Målsättningen är att detta steg 1 ska ge en tydligare bild av möjligheterna med en
DXP-plattform och hur den kan bidra till att säkerställa så integrerade, sömlösa och
smidiga systemstöd som möjligt. Att involvera rätt intressenter och säkerställa att
denna förstudie speglar organisationens behov.
Att skapa ett beslutsunderlag som är tillräckligt för att fatta ett välgrundat beslut för
eventuellt nästa steg.
Räkneexempel:
500 chefer sparar 1 timme i veckan under 48 veckor
342 kr
= 8,2 miljoner per år
Förväntat värde på sikt:
▪ Ökad upplevelse av systemsammanhang och att HR-systemen är anpassade
efter chefens behov och sätt att tänka utifrån.
▪ Ökad upplevelse av ett gränssnitt och en digital väg in.
▪ Minskad upplevd stress och känsla av ohållbarhet i vardagen.
▪ Nyttja tekniken på ett smart sätt. Bidra till bilden av Helsingborg som en
attraktiv arbetsgivare och förflyttning inom den teknologiska
transformationen.
Förstudien ska alltså ge en tydligare bild av möjligheterna med en DXP plattform och hur den kan bidra till att säkerställa så integrerade, sömlösa och smidiga systemstöd som möjligt.
Att skapa ett beslutsunderlag som är tillräckligt för att fatta ett välgrundat beslut för eventuellt nästa steg och/eller uppskalning.
Att involvera rätt intressenter och säkerställa att förstudien speglar organisationens behov
Avgränsningar
Detta initiativ är avgränsat till att enbart fokusera på HR-system. Det innebär att
andra system, exempelvis ekonomisystem, inte omfattas.
Utmaningar
- Hur kan vi blir bättre på att attrahera, behålla och utveckla kompetens?
Drivs av
- Stadsledningsförvaltningen