Vad?
Initiativet syftar till att förbättra kommunikationen med brukare och öka effektiviteten inom socialtjänsten och arbetsmarknadsförvaltningen.
Detta görs genom att använda avancerad AI-baserad teknik för att omvandla tal till text (transkribering). Systemet skapar skriftliga inspelningar av samtal och möten mellan handläggare och brukare. Den transkriberade texten används sedan som underlag för att generera anteckningsutkast (sammanställningar) som stöder handläggarens dokumentation.
Initiativet är avsett att användas i processer som rör myndighetsutövning.
Hur?
Implementeringen av tal-till-text-transkribering kräver ett strategiskt tillvägagångssätt.
Teknologi och Arbetsflöde: Initiativet innefattar införandet av pålitlig AI-tjänst för transkribering och sammanfattning. Det är dock avgörande att handläggaren alltid granskar, korrigerar och kompletterar den AI-genererade sammanställningen innan den förs in i verksamhetssystemet
Utbildning och stöd: Obligatorisk utbildning och stöd tillhandahålls till handläggare för att säkerställa att de känner sig trygga med att använda tekniken.
Sekretess och Säkerhet: Säkerhetsåtgärder implementeras för att skydda den känsliga informationen som registreras och transkriberas, samt för att säkerställa att tekniken uppfyller alla lagkrav gällande sekretess och dataskydd. Detta inkluderar rutiner som att klienten måste ge sitt medgivande innan inspelning påbörjas och att inspelat material gallras skyndsamt efter att dokumentationen är klar.
Utvärdering: Initiativet övervakas och utvärderas löpande genom insamling av feedback från handläggare och brukare, med syftet att anpassa och förbättra systemet efter behov.
Varför?
Huvudsyftet med detta initiativ är att skapa en mer effektiv och användarvänlig arbetsmiljö för handläggare samtidigt som det främjar bättre kommunikation och dokumentation. Här är några av de viktigaste skälen till varför vi har valt att implementera transkribering av tal till text:
Fokusera på brukaren och samtalet: Genom att automatisera transkriberingen av samtal frigörs handläggarnas tid och energi, vilket gör det möjligt för dem att vara mer närvarande och engagerade i samtalet med brukaren. Detta kan leda till bättre kvalitet på tjänsterna som erbjuds.
Tidsbesparing: Genom att minska den administrativa bördan för handläggare, såsom att manuellt dokumentera samtal, kan de ägna mer tid åt att hjälpa brukare och lösa deras problem. Detta kan leda till snabbare och mer effektiva tjänster.
Ökad dokumentationsnoggrannhet: Med skriftliga transkriptioner av samtal blir det enklare att behålla korrekt och detaljerad dokumentation. Handläggare kan snabbt gå tillbaka och verifiera vad som sagts i tidigare samtal, vilket kan vara avgörande i komplexa ärenden.
Lärdomar
Huvudsyftet är att skapa en effektivare och mer hållbar arbetsmiljö samtidigt som kvaliteten på tjänsterna för medborgarna höjs.
• Ökad Närvaro i Samtal: Genom att automatisera anteckningsprocessen kan handläggaren vara mer närvarande och engagerad i samtalet, vilket leder till bättre samtalskvalitet.
• Tidsbesparing och Avlastning: Pilotprojektet visade potential för tidsbesparingar i dokumentationsarbetet på uppemot 70% Detta minskar den administrativa bördan och frigör tid för klientnära arbete.
• Förbättrad Rättssäkerhet: Skriftliga transkriberingar gör det enklare att upprätthålla korrekt och detaljerad dokumentation. Genom att fånga upp vad som faktiskt sagts i samtalet, utan dröjsmål, minskar risken för felbedömningar och ökar rättssäkerheten i komplexa ärenden.
Lärdomar från pilotens första del finns att hitta här: https://innovation.helsingborg.se/blink-of-an-ai-har-kan-du-ta-del-av-seminariumet/
Effektmål
- Minskad stress och oro hos handläggare
- Ökad kvalitet och rättssäkerhet i klientdokumentationen
- Förbättrad samtalssituation, samtalskvalité blir bättre
- Tidsbesparing per dokumentation
Avgränsningar
Myndighetsutövningen, AMF och SOF
Utmaningar
- Hur kan vi blir bättre på att attrahera, behålla och utveckla kompetens?
- Hur kan vi öka invånarnas trygghet och säkerhet?
- Hur kan vi göra invånarna mer delaktiga och medskapande?
Drivs av
- Socialförvaltningen
- Arbetsmarknadsförvaltningen / Arbetsmarknad / Arbete och studier 1 / Arbete och studier 2 / Arbete och studier 3 / Arbetsmarknad gemensamt / Jobbträning / Kartläggning och samordning 1 / Ekonomiskt bistånd / Mottagning / Administration / Gemensamt / Löpande 1 / Specialister