Digital plattform för leveranser – Transparenta transporter

Vad?

Vi vill utmana traditionell hantering av kommunal varudistribution och testa nya sätt att hantera leveranser med hjälp av digitaliserad leveransdata och smartare beställningsprocesser.
Vi har undersökt hur leveransdata kan samlas in, delas och synliggöras för att främja samverkan. Med ökad kunskap om hur transporterna ser ut kan privata aktörer se samverkansvinster och ta egna initiativ till att samlastning. Projektet handlar också om att skapa förutsättningar för att anställda i staden gör mer samlade beställningar så att små och onödiga transporter undviks.
Rönnowska skolan har varit vårt testområde där skolpersonal, inköpsenhet och de leverantörer som har regelbundna leveranser till skolan har bidragit med erfarenhet, kunskap och data. Inom piloten undersökte vi olika tekniker för att samla in och dela data. Vi testade skarpt tillsammans med Grönsakshallen, Menigo, Skånemejerier och Tonys budbil som delade rörelsedata med staden. Företaget Mobione deltog med sin digitala plattform och vi undersökte olika sätt att visualisera data. Pilottestet har utvärderats och vi ser nytta med en digital plattform för leveranser. Det finns nu ett förslag på hur data kan samlas in och visualiseras utan risk för att leverantörernas privata affärer synliggörs.

Varför?

Kan en digital plattform för leveranser skapa förutsättningar för ökad samlastning där bättre tillgång till data om leveranser hjälper oss att bli mer effektiva och hållbara?
Genom att öka kunskapen om leveranser kan leverantörer till staden ta egna beslut om samlastning, staden kan ställa smartare krav på leveranskedjan och med bättre data kan vi arbeta med att minska småbeställningar och skapa en smidigare beställningsprocess. Det övergripande målet är att antalet leveranser ska minska och att beställningsprocessen ska bli enklare och mätbar.
Till skillnad från andra kommuner där man arbetar med samlastning handlar detta projektet inte om att handla upp en särskild aktör som sköter samordningen eller att ett kommunalt bolag handlas för samordning och lastmile-transport. Det här är ett nytt sätt att testa om det går att effektivisera transportarbetet genom att dela data mellan aktörer i branschen och överlåta affärsmöjligheter och effektiviseringsvinster till de som har störst kunskap och störst möjlighet att anpassa sig till förändringar. Det här projektet ger också möjlighet att samlastning sker tidigt i logistikkedjan, vilket ger större möjlighet till effektivisering.

Hur?

Rönnowska skolan utsågs tidigt som vår testarena. Vi började med att beskriva nuläget och genomförde en intervjustudie med olika aktörer för att beskriva hur leverans- och beställningsprocessen fungerade på skolan. Utifrån den kunskapen förändrades projektet till att även inkludera en smidig och hållbar beställningsprocess.
I ett pilottest, som finansierats med innovationsmedel á 50 000 kr från stadsbyggnadsförvaltningen, har vi testat användarvänlighet och olika tekniker för att samla in och synliggöra data om leveranser.
Projektet har genomförts i tre faser. Trafikverket deltog som experter och finansierade stadens kostnader för arbetstid i fas 1 och fas 2 genom Trafikverkets FOI. Helsingborgs stad har finansierat nerlagd tid i fas 3 samt 50 000 kr för pilottestet med innovationsmedel från stadsbyggnadsförvaltningen.

Mer nyfiken? Här kan du läsa mer om inititiativet http://www.helsingborg.se/transporter

Resultat och fortsatt arbete
Detta projekt visar att det går att samla in och synliggöra leveransdata som ger möjlighet till samlastning. Tillsammans med leverantörer har vi landat i vilken data som är intressant och möjlig att dela på kommersiella villkor.
Helsingborgs stad har för avsikt att skala upp projektet. Flera förvaltningar kommer att bidra med finansiering av uppbyggnaden av den digitala plattformen. Staden kommer i ett inledande skede utveckla en egen plattform för leveranser som strukturerar, tillgängliggör och visualiserar data. Staden kommer även att göra en översyn av upphandlingskrav, beställningsrutiner och börjar ställa krav på insamling av leveransdata.

Effekter
Uppmätta och förväntade effekter
⦁ Troligtvis minskad kostnad i upphandlingar då transporten blir effektivare. (Redan idag sker frivillig samlastning som resulterat i 18 % lägre kostnad)
⦁ Pilottestet visade på potential för ökad samlastning och minskad klimatbelastning
⦁ Attraktivare, tystare och tryggare miljö, särskilt för skolbarn.
⦁ Tryggare skolgårdar med minskad risk för olycka mellan barn och lastbilar.
⦁ Automatisk uppföljning av antal leveranser, när leveransen skedde och klimatpåverkan.
⦁ Bättre kunskap om leveranser och nya insikter om våra egna beställarbeteenden.
⦁ Tidsbesparing med färre leveransmottagningar och enklare beställningsprocess.

Förväntade långsiktiga effekter:
⦁ Möjlighet för nya affärsmodeller och nya tjänster att utvecklas.
⦁ Möjlighet att koppla på beställningsdata och fordonsdata som drivmedel, vikt, kyla för bättre uppföljning.
⦁ Möjlighet att spåra en beställning och få notis om när beställningen är framme.
⦁ Färre avvikelser med bättre info till transportör om öppettider, leveransadress, kontaktuppgifter.