Robotiserad journalgranskning för ökad kvalitet och patientsäkerhet (Journalkoll)

Vad?

En RPA-lösning som hjälper oss att identifiera journaler där dokumentation saknas under vissa givna rubriker, och uppmärksammar ansvariga på att hälso- och sjukvårdsjournalens innehåll behöver kompletteras.

Gällande invånarinvolvering – här har vi jobbat med medarbetarinvolvering som en central del i utvecklingen och implementeringen av lösningen för att lösa våra utmaningar på bästa sätt.

Varför?

Kvalitetsgranskning av journaler är en tidskrävande men viktig process för att säkerställa att dokumentationen i journalerna håller måttet i förhållande till patientsäkerhet och gällande krav. En RPA-lösning kan inte granska innehållets kvalitet, men kan identifiera journaler där dokumentation saknas och uppmärksamma ansvariga om att journalens innehåll behöver kompletteras. På så sätt kan vi använda våra mänskliga resurser till att kvalitetsgranska fullständiga journaler, och med robotens hjälp granska ofullständiga journaler vilket resulterar i en större andel fullständiga journaler. Totalt berörs ca 3 400 journaler och det finns potential för liknande lösningar även för annan dokumentation.

I och med att ofullständiga journaler upptäcks och legitimerad personal uppmärksammas på brister och roboten gör återbesök i berörda journaler efter en viss tid,  har fullständigheten i journalerna ökat över tid. Fullständiga journaler är en viktig faktor för att upprätthålla patientsäkerheten.

Målsättningen är att göra en komplett granskning av HSL-journaler där roboten rapporterar resultatet av granskningen i en datakälla kopplad till stadens beslutsstöd vilket ger stöd till analysarbetet kring kvalitet och utgöra underlag till verksamhetsdialoger och verksamhetsutveckling. MAS (medicinsk ansvarig sjuksköterska) och MAR (medicinskt ansvarig för rehabilitering) får bättre förutsättningar att kvalitetsgranska fullständiga journaler, effektivisera den kollegiala granskningen och lösningens resultat används i kvalitetsuppföljningar.

Initiativet har tydlig anknytning till den stadsgemensamma utmaningen ”Hur kan vi nyttja data för bättre tjänster och högre livskvalitet”. Initiativet har uppmärksammats och spridits nationellt genom SKRs arbete med patientsäkerhet som ett gott exempel på området.

Hur?

Idag används lösningen skarpt som ett verktyg för kvalitetsgranskning i förvaltningens hälso- och sjukvårdsjournaler. Granskningen ger oss till exempel information om det finns dokumenterat vem/vilka som är patientens vårdkontakter inom primärvården och om det finns samtycke från patienten att dela information med berörd vårdpersonal. Det som granskas är den dokumentation som legitimerad personal – sjuksköterskor, arbetsterapeuter och fysioterapeuter utför.

RPA-lösningen har testats i liten skala tillsammans med medarbetare på ett av våra vårdboenden. Efter framgångsrikt test skalas nu lösningen upp och i början av 2023 utökas användningen av lösningen till att omfatta samtliga områden och boenden i förvaltningen vars journaler kommer att granskas på veckobasis.