Jobba agilt i en kommun: så har vi gjort
Agila arbetssätt handlar mycket om flexibilitet, att jobba på ett sätt som gör att det snabbt går att ställa om beroende på vad som händer i projektet – men också i omvärlden. För att vara flexibla krävs stort mod och ett team som håller varandra om ryggen, även när något går fel. Victoria Sandqvist berättar om Hbg Works erfarenheter.
En av de stora skillnaderna mellan ett agilt och ett traditionellt arbetssätt ligger i nivån av detaljplanering. Ett traditionellt projekt brukar ha ett tydligt scope, som innefattar allt från tidplan till budget och förväntat resultat. I slutet av projektet kommer en enda stor leverans. De agila metoderna ger mer utrymme för att ändra på scopet, med fler och mindre leveranser under arbetets gång. Här gäller det att höja blicken och vara lyhörd för vad som pågår i och runt projektet, för att snabbt kunna skruva och ändra på planen.
Agila arbetsmetoder passar inte alla kontexter. När det kommer till innovation, där mycket av arbetet präglas av osäkerhet, kan agila arbetssätt dock vara till stor fördel. När vi inte vet exakt vad resultatet kommer att bli, eller exakt hur lång tid det kommer att ta, måste alla som arbetar i projekten vara flexibla och omställningsbara – och redo att misslyckas. Denna attityd och inställning kommer inte gratis. Helsingborgs stad har jobbat länge med att ingjuta mod, tillit och prestigelöshet som grundvärderingar i alla medarbetare, något vi nu ser är en förutsättning för att jobba agilt.
Om jag ska våga misslyckas, då måste jag känna mig trygg i att någon backar mig när jag hamnar där.
– Om jag ska våga misslyckas, då måste jag känna mig trygg i att någon backar mig när jag hamnar där. Jag försöker trycka på det i vårt team, att vi tillsammans är ansvariga för allt vi gör. Om något går fel eller om någon tar beslut som går snett, då har vi varandras rygg. Jag tror att det är jätteviktigt att skapa den tryggheten, för jag tror att mod kräver trygghet, säger Victoria Sandqvist som jobbar som produktägare på Hbg Works.
Hbg Works har anammat ett agilt arbetssätt sedan 2020. Då konstaterade teamet att många av projekten skulle vinna på att jobba mer flexibelt. Därifrån har det varit en organisk process att ställa om. En stor del av omställningen har handlat om att våga planera mindre då mycket förändras efter hand, men också att leverera värde oftare och ständigt påminna sig om syfte och mål. Teamets erfarenhet är att det är enklast att börja jobba agilt från start. Att försöka ställa om mitt i ett projekt är svårare.
– I arbetet med Mitt Helsingborg, en app som utvecklas för helsingborgaren, försöker vi applicera den här metodiken fullt ut. I arbetet med webbplattformen har det varit lite svårare att ställa om, då vi tidigare jobbat mer med traditionell projektmetod, men även där skruvar vi på arbetssättet i varje sprint.
Anledningarna till att det kan vara svårt att ändra arbetssätt mitt i ett projekt är många. Bland annat finns uppbyggda förväntningar om hur leveranserna ska se ut, men det handlar också om inbyggda vanor hos teamet. En utmaning som teamet på Hbg Works stött på, är att andra som är inblandade i projekt inte har förutsättningar, förmåga eller kunskapen för att anpassa sig till agil metodik. Och det är sällan teamet jobbar helt utan beroenden.
– När agil metodik möter en inte så agil verklighet finns det risk att det krockar, säger Victoria. Ofta handlar krockarna om olika förväntningar, men också rent praktiska frågor som resursallokering, budgetplanering och ledarskap.
Agila arbetssätt är tätt förknippade med digitalisering, utveckling och innovation – men de agila principerna är många och går att applicera i fler typer av verksamheter.