Du har planerat och förberett din workshop, och nu är det dags att hålla den. Spännande!

Workshoppens framgång beror på hur väl du förberett men också på hur väl du faciliterar själva workshoppen.

Som workshoppens facilitator är ditt uppdrag att hjälpa gruppen att nå målen med sessionen. Ju mer effektivt du faciliterar, desto större är chansen att workshoppen blir lyckad.

Följ dessa steg för att underlätta som ett proffs.

1. Inkludera alla

Dela in deltagarna

Vi har alla suttit i möten eller workshoppar där några få deltagare pratar och alla andra lyssnar. Det är inte bara ett ineffektivt sätt att använda kollegors tid, vi riskerar att missa tankar, idéer och åsikter. Hur kan du enklast få alla att bidra från start?

Om ni är en större grupp, dela upp gruppen. Fundera på följande:

  • När kan folk jobba individuellt, diskutera i smågrupper innan de går med i den stora gruppen igen?
  • När kan du be alla att dela sina tankar via en chatt eller ett verktyg som Mentimeter (se nedan) så att alla gör något samtidigt?

Målet är att så många som möjligt ska vara aktiva och engagerade så mycket av tiden som möjligt.

Håll gruppen fokuserad

Det är mycket möjligt att ämnen och frågor som kommer upp kan få workshoppen att spåra ur eller utvecklas i en annan riktning än du tänkt. Kanske pratar någon deltagare för mycket om ett visst ämne och börjar att dominera konversationen.

För att motverka detta, ta ordet och uppmärksamma deltagaren på att det hen säger förvisso är intressant och viktigt men inte ryms inom dagens session. Parkera ämnet genom att sätta upp det på en lista över saker att ta upp vid ett senare tillfälle. Detta gör att deltagaren troligen känner sig sedd och hörd, samtidigt som workshoppen kan fortsätta som planerat.


2. Tid och tydlighet

Håll tiden

När du leder ett möte eller en workshop för du ett race emot klockan. Det är lätt att tiden glider iväg och att du plötsligt upptäcker att tiden snart är slut medan ni bara är halvvägs igenom det du planerat.

En del av ditt jobb som facilitator är att se till att ni håller tiden, så att gruppen kan fullfölja workshoppen och uppnå dess mål. Använd en timer på din telefon eller ännu hellre en klocka som alla deltagare kan se. Uppdatera deltagarna med jämna mellanrum om hur mycket av tiden som återstår. Det hjälper deltagarna att hålla rätt tempo.

Tydliga instruktioner, både verbalt och bildligt

När man deltar i en workshop är det mycket som pågår och mycket att ta in. Det är lätt hänt att deltagare inte lyssnar uppmärksamt på instruktioner eller glömmer vad du har bett dem att göra. Detta gäller i synnerhet på digitala workshoppar där det är nära till olika typer av distraktioner.

Ett bra sätt att hantera detta är att hålla instruktionerna så enkla och tydliga som möjligt. Prata inte för mycket – håll instruktionerna korta och tydliga. Om instruktionerna innehåller ett antal steg, överväg att summera dem kort.

Det är av värde att både visa och läsa upp instruktionerna. Ha instruktionerna på en bild i din presentation eller skriv upp dem, så att deltagarna enkelt kan ta fram dem senare. Om du har en mall eller en länk att dela ut, vänta med det tills efter du har givit instruktionerna. Annars är risken att deltagarna tittar på det du delat i stället för att lyssna på det du säger.


3. Bra verktyg att använda

Det finns många bra verktyg som du kan använda för att göra dina möten eller workshoppar mer effektiva och kollaborativa. Här är några av de bästa:

Mentimeter – skapa omröstningar, frågor och svar, ordmoln och quiz som deltagarna kan engagera sig i. Det är ett bra verktyg för att samla tankar, idéer, eller åsikter, eller undersöka vad deltagarna vill prioritera. Och det fungerar bra så väl på onlineträffar som på fysiska möten. https://www.mentimeter.com/

Miro – om du ordnar mer komplexa workshoppar, i synnerhet online, så är Miro en bra digital whiteboard, vilken låter massor av deltagare samarbeta samtidigt. Det är fullt av funktioner så du kan göra nästan vad du vill, men det funkar också bra till enklare övningar. https://miro.com/

Delade dokument – istället för att använda Miro kan du använda delade dokument, som Word eller PowerPoint på SharePoint i Office365 så att alla kan bidra och samarbeta samtidigt. Det här kan vara en riktigt användbart verktyg för att samla deltagarnas material på ett ställe.

Teams – Teams har flera användbara funktioner för workshoppar, så som reaktioner (för att uppmuntra annan kommunikation är tal) och höja handen (för att visa när du har något att säga). Du kan också använda chatt-funktionen för allting ifrån in- och utcheckning till att samla kommentarer, tankar eller frågor.

Efter workshoppen, gå till nästa steg: 4. Vad händer nu?